Gestão em saúde: Tudo o que você precisa saber para gerenciar sua clínica!

12 minutos para ler

A administração de uma clínica médica deve ser pensada e estruturada como em qualquer outro tipo de empresa. No entanto, a gestão em saúde tem as suas peculiaridades.

Ainda que como em qualquer negócio o foco seja gerar lucro, estamos tratando da saúde das pessoas, e nesse caso, uma boa gestão exige uma boa dose de humanização e conhecimento técnico-administrativo. Além disso, existem diversas especificidades, como as urgências, lidar com pessoas fragilizadas emocionalmente e a imprevisibilidade.

Gerir uma clínica pode ser mais complexo do que parece. Por isso, preparamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre a administração de clínicas, da importância e os principais desafios às melhores práticas e benefícios. Confira!

O que é a gestão em saúde?

Gestão significa o ato de gerir ou administrar e baseia-se em ações de planejamento, direção, organização em controle. A gestão em saúde engloba ainda uma gama de conhecimentos e habilidades específicas, pois envolve a administração de recursos — financeiros, humanos, logísticos e sanitários — na prestação de um serviço de qualidade ao paciente.

Em uma clínica, a natureza do serviço envolve salvar vidas e realizar o acompanhamento do tratamento médico dos pacientes. Logo, a eficiência administrativa está diretamente ligada ao gerenciamento dos processos e análise das demandas. É importante não só ser financeiramente sustentável como prestar um atendimento que promova saúde e segurança.

Outra peculiaridade da área de saúde é o dinamismo, o que requer decisões rápidas e muitas vezes sob pressão. Portanto, o papel do gestor é identificar problemas de maneira quase sistemática, apontando soluções rapidamente. Entre suas atividades, estão:

  • análise estratégica;
  • liderança;
  • controle de estoque;
  • gerenciamento administrativo financeiro.

Por que a gestão em saúde é importante?

No mercado atual, a competição é acirrada em todos os setores. Mesmo as clínicas precisam traçar objetivos de negócio concretos para se destacar da concorrência. A gestão de uma clínica é essencial para garantir o cumprimento de metas, como redução de custos, diminuição de perdas de materiais, aumento do número de pacientes atendidos, redução do tempo de espera, entre outras.

Na verdade, trata-se de indicadores e métricas que monitoram os objetivos do negócio, que devem ser traçados de acordo com um planejamento estratégico bem definido.

A gestão estratégica é imprescindível para qualquer negócio, pois ele envolve uma visão global e de longo prazo, tanto da empresa em si quanto do mercado, da concorrência e da demanda.

No âmbito da saúde, ele é ainda mais importante, dada a imprevisibilidade e a dificuldade de fazer projeções. Afinal, trata-se de um setor sujeito a desequilíbrios, como o surgimento de epidemias, acidentes e variação cambial — com influência direta na compra de equipamentos e remédios, por exemplo.

Uma gestão eficiente não só impacta no dia a dia, otimizando o desempenho dos profissionais e os processos operacionais, como direciona o negócio, fortalecendo a marca e comunicando sua missão, visão e valores para colaboradores e pacientes.

Quais os principais desafios da gestão na área de saúde?

O maior desafio da gestão em saúde em geral se dá pelo fato dos médicos serem altamente preparados para atuar clinicamente, porém terem pouca habilidade administrativa. Ao mesmo tempo, gerir uma clínica exige um nível de conhecimento específico que um profissional que não é da área não teria. Seria como um técnico de futebol que nunca jogou bola.

Assim, pela pouca familiaridade dos médicos com planilhas, controles financeiros e ações de marketing, é importante engajar os colaboradores e assegurar a boa aplicação dos recursos, eliminando obstáculos e focando em planejamento estratégico.

Nessa jornada por uma gestão que equilibre suas próprias demandas e os objetivos da clínica, o gestor esbarra em alguns desafios. Confira!

Gerir a equipe

A gestão de recursos humanos em uma clínica pode ser particularmente difícil, especialmente por ser um ambiente onde lida-se com a saúde das pessoas. Além disso, há questão da competitividade entre médicos, multidisciplinaridade em saúde etc.

Cabe ao gestor colocar as necessidades coletivas como prioridade e aprimorar a comunicação interna para evitar ruídos e mal-entendidos. A humanização deve ser uma filosofia não apenas no atendimento ao paciente como também no trato com a equipe.

Garantir o nível de satisfação dos pacientes

A reputação de uma clínica depende do nível de satisfação dos pacientes. No entanto, é importante estar preparado também para feedbacks, enxergando nas críticas oportunidades de identificar problemas e melhorar o atendimento.

Mesmo antes de entrar no consultório, diversos fatores influenciam na experiência do paciente, como o tempo de espera, a cordialidade no atendimento, o ambiente, o fluxo de movimentação dentro da clínica, entre outros. Todos esses aspectos dependem mais de como é realizada a gestão do que do atendimento médico propriamente dito.

Gerenciar crises

O gerenciamento de crise na área de saúde é crucial, pois o atendimento não pode parar em função de imprevistos como falta d’água ou ausência de um colaborador. Por outro lado, atrasos e mudanças na agenda são comuns devido a procedimentos de emergência, encaixes e complicações.

Por isso, é fundamental que o gestor tenha habilidades críticas e analíticas e capacidade de tomar decisões rápidas e sob pressão.

Quais áreas merecem mais atenção na gestão em saúde?

Como já mencionamos, a boa gestão pressupõe o equilíbrio. Dessa maneira, é preciso uma visão global sobre as diversas áreas da clínica, com destaque para alguns pontos críticos.

Qualidade

O foco na melhoria contínua do serviço é o principal objetivo dessa área. Assim, o objetivo é manter o nível de satisfação do cliente e até mesmo superar as expectativas. Para atingir esse patamar, é preciso inovar, como ao investir em novas tecnologias, apostar em mudanças nos processos e assumir novas atitudes.

Nesse sentido, é importante interagir tanto com público interno quanto externo. Muitas clínicas adotam a metodologia de círculos de controle de qualidade (CCQ), em que um grupo de funcionários de nível operacional é formado para propor mudanças no sentido de reduzir erros, aumentar a eficiência e promover o engajamento.

Atendimento

Como já falamos, o atendimento começa no momento da marcação da consulta, pois a primeira impressão é a que fica. Além de investir no treinamento e capacitação das recepcionistas, hoje, é imprescindível contar com ferramentas que agilizem essa etapa — o envio de confirmações por SMS, por exemplo.

Aliás, vale ressaltar que a gestão do atendimento deve ser estendida aos canais digitais, já que a presença online é imprescindível nos dias de hoje. Um site institucional consistente e perfis ativos nas redes sociais são formas de estar mais próximo e acessível ao público.

Custos

O controle de custos é fundamental para o crescimento sustentável de qualquer clínica. É preciso acompanhar na ponta do lápis a movimentação financeira, tanto em relação à cobrança das consultas quanto às despesas fixas e variáveis.

Somente dessa forma é possível analisar os gastos atuais, prever variações no orçamento, identificar pontos de melhoria e planejar investimentos futuros. Por exemplo, se é detectado que o gasto com papel está crescendo, talvez seja hora de investir no prontuário eletrônico.

Estoque

Por fim, chegamos à gestão de insumos, materiais e equipamentos. O controle das quantidades em estoque é importante tanto para evitar perdas por desperdício quanto para garantir que todas as oportunidades serão aproveitadas.

Por exemplo, se a sua clínica atende pacientes com doenças respiratórias, é sabido que na transição entre o outono e o inverno há uma demanda maior de pacientes e será preciso mais medicação para nebulização. O mesmo acontece com a demanda por curativos no período de férias escolares.

Como fazer uma boa gestão em saúde?

Agora que já abordamos o conceito e a importância da gestão em saúde, destacando os principais desafios e as áreas de atenção, é hora de listar algumas das melhores práticas da administração de clínicas médicas. Acompanhe!

Inovação na agenda

A marcação de consultas apenas pelo telefone e o controle de agenda feito no papel é coisa do passado. Hoje, há uma série de ferramentas e softwares disponíveis para agendamento eletrônico que prometem organizar os horários e ainda oferecem funcionalidades extras como envio de confirmação automático, acesso pelo smartphone e sincronização com a agenda pessoal do médico.

Além disso, ao disponibilizar o agendamento online, por exemplo, você libera a recepcionista para outras tarefas e permite ao paciente agendar sua consulta a qualquer hora e lugar, independentemente dos horários de atendimento da clínica.

Utilização de relatórios

O auxílio da tecnologia vai muito além do agendamento. Um software de gestão facilita diversas operações por meio da emissão de relatórios completos, muito mais simples de analisar do que complexas planilhas e tabelas.

Por exemplo, o controle de estoque, fluxo de caixa, revisão de prontuários, liberações de convênios, número de consultas realizadas, formas de pagamento etc. Além de fornecerem suporte para que o gestor tome decisões, os relatórios podem ser acessados remotamente, sem que haja necessidade de estar fisicamente na clínica para consultar algum dado importante. Tudo disponível na internet.

Integração de ambientes

Para agilizar o atendimento, é essencial que os diversos ambientes sejam integrados — recepção, consultórios, áreas de exames. Tanto o fluxo de pessoas precisa ser desenhado de maneira eficaz, como a troca de informações em tempo real é necessária.

Assim, o uso de prontuários eletrônicos garante a integração dos processos e o acesso dos mais diversos profissionais envolvidos no atendimento aos dados atualizados do paciente em tempo real. O médico, por exemplo, tem em mãos dados do paciente, resultados de exames, informações sobre o convênio e observações de outros profissionais, como nutricionista e psicólogo, se for o caso.

Controle financeiro

Além de informatizar seu controle financeiro e usar uma boa ferramenta digital que permita organizar a entrada e saída de recursos, você deve identificar as maiores demandas e onde os gastos podem ser reduzidos. Uma boa análise do controle financeiro permite mensurar o crescimento da clínica, diagnosticar problemas de orçamento e planejar futuros investimentos.

Porém, mais importante do que acompanhar as finanças da empresa é não misturá-las com as suas pessoais. Esse é um erro comum entre os donos de clínicas, mas o recomendado é que o médico gestor faça uma retirada mensal previamente definida — como um salário — e não utilize dinheiro do caixa para suas despesas pessoais.

Utilização da tecnologia como aliada

Já foram citadas aqui inúmeras utilidades da tecnologia para a gestão de uma clínica, especialmente no que diz respeito aos softwares. No entanto, em relação aos equipamentos, os avanços tecnológicos também são consideráveis.

A saúde conta hoje com recursos como a telemedicina, além de aparelhos de alta performance, melhorando o custo-benefício de exames, e outros que já emitem laudos, sem necessidade de análise do médico.

Outras dicas

Além de todas essas, listamos outras dicas para uma boa gestão em saúde:

  • mapeie e padronize os processos,
  • mantenha a organização e a flexibilidade,
  • treine a equipe;
  • invista em marketing;
  • promova a interação entre os colaboradores.

Quais as vantagens de fazer uma boa gestão em saúde?

No âmbito geral, uma boa gestão deve trazer mais clientes para a clínica por meio da melhora da qualidade do atendimento prestado ao paciente e do aumento da eficiência operacional, ou seja, a capacidade de atender mais pacientes em menos tempo.

No entanto, podemos elencar diversos benefícios que contribuem para esses resultados, tais como:

  • auxílio na tomada de decisão;
  • aumento da produtividade;
  • maior organização dos setores;
  • comunicação mais ágil eficiente;
  • redução de custos;
  • diminuição do desperdício;
  • engajamento da equipe;
  • fortalecimento da marca;
  • melhora da experiência do paciente;
  • aumento da publicidade orgânica (boca a boca).

Dessa forma, podemos dizer que a gestão em saúde é tão essencial para a sustentabilidade de uma clínica quanto a capacidade de seus médicos. O sucesso de um negócio como esse vai além do que acontece entre as paredes do consultório e um bom gestor precisa ter a visão estratégica para dar a devida atenção a todas as áreas dessa operação de atendimento ao paciente.

Se você gostou deste artigo sobre gestão em saúde, não deste deixe de conferir este outro a respeito dos equipamentos médicos. Temos certeza de que o conteúdo vai complementar o seu entendimento sobre a relação entre tecnologia e medicina. Boa leitura!

Planejamento financeiro para clínica médicaPowered by Rock Convert
Posts relacionados

Deixe um comentário